Prestação de contas ao fim do veneralato: o que reunir

O conjunto exato exigido varia por Potência e por loja; este é um núcleo que costuma estar presente:

• Balanço financeiro do período: saldo inicial, receitas, despesas e saldo final.
• Balancete por categoria (plano de contas).
• Receitas e despesas mês a mês, para mostrar a evolução ao longo do ano.
• Livro caixa, com cada movimentação em ordem cronológica.
• Posição das cobranças: o que foi cobrado, recebido e o que ficou em aberto.
• Saldo dos irmãos: o que cada um tem em aberto ou antecipado com a loja.
• Extratos bancários e comprovantes que sustentam os lançamentos.

1. Concilie todas as contas (caixa e bancos) com os extratos do último dia do período.
2. Revise lançamentos sem categoria e contas a pagar ainda sem baixa.
3. Confira o saldo de cada fundo (por exemplo, o Tronco de Beneficência) e se ele bate com o relatório.
4. Apresente os relatórios à diretoria para aprovação, com as assinaturas que o seu regulamento pedir.

Depois da aprovação, o período se encerra: nada mais é lançado nele. O saldo final de um veneralato vira o saldo inicial do seguinte, para a escrituração continuar sem buraco.

Se aparecer um lançamento esquecido depois do encerramento, registre-o no período novo, com observação, em vez de reabrir o anterior.

• Encerrar sem conciliar o banco.
• Passar para o próximo período um saldo diferente do aprovado.
• Deixar a prestação de contas sem assinatura ou sem registro de quem aprovou.